各学院：
根据《高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）、《广东药科大学全日制本科生学籍管理规定》（广药大〔2022〕74号文）学籍异动的有关规定，教务部现对全日制本科生学籍异动申请及审核程序做出规范，涉及的学籍异动类别及流程要求如下：
一、休学
（一）学生申请
符合《广东药科大学全日制本科生学籍管理规定》第四十条规定，本人申请休学的，由学生本人登陆学校信息门户，在网上办事大厅“本科生学籍异动申请入口”提出休学申请。申请时须写明真实休学理由，并上传与休学理由相符的证明材料，以及家长身份证复印件，复印件须有家长亲笔签名并注明“已知晓并同意×××休学”，休学证明材料要求如下：
1. 因身体伤病或心理疾病申请休学的，应提供二级甲等及以上医院出具的就诊记录或疾病证明；
2. 因出国留学办理休学，应提供对方学校出具的录取通知书和护照签证信息；
3. 因创业申请休学的，应提供创业相关证明材料如营业执照等。
4. 特殊情况不能提供相应证明材料的，学生应在休学理由处详细说明休学理由，或上传A4纸手写的休学申请，若无法提供，则由学生所在学院提交学生情况说明，并加盖学院公章。
（二）学院审核
学院在审核学生休学申请时，不能简单签署同意或按规定办理，应在意见栏写清楚学生真实现状、与学生及家长沟通的情况以及休学理由是否属实，并给出是否同意休学的明确意见。
（三）学校审批
学生工作部和教务部对学生休学申请进行审批，并将审批结果反馈至该生辅导员和相关职能部门。学工部跟进学生休学后的管理工作，教务部出具《休学证明书》，在学信网及教务系统进行标注，并删除当学期学生未完成的课程。
（四）离校和存档
1. 辅导员在收到反馈信息后，应及时告知学生审批结果或通知学生登陆信息门户查看审批结果。学生应在休学手续办结后一周内离校，休学期间不享受在校学生待遇。
2. 学院应线下收齐学生提交的所有附件材料，连同打印的审批流程存入学生学籍表永久存档。
二、保留学籍
1．学生参加中国人民解放军（含中国人民武装警察部队），须提供入伍通知或武装部门出具的证明办理保留学籍手续。申请程序和学院审批程序与休学手续一致。审批流程除学工部和教务部审批外，增加武装部审批。
2．学生参加学校组织的跨校联合培养项目，必须办理保留学籍手续，申请程序和学院审批程序与休学一致。审批流程除学工部和教务部审批外，增加对外交流合作部审批。
3．保留学籍审批结束后的反馈程序与休学一致。
三、复学
（一）学生申请
休学到期且符合复学条件的学生，应于每学期开学第1周内通过信息门户网上办事大厅提出复学申请。复学材料要求如下：
1. 因身体伤病申请休学的学生，应提供二级甲等及以上医院出具的康复证明；
2. 因心理疾病申请休学的学生，除提供二级甲等及以上医院出具的康复证明，还须到所在校区的心理健康辅导中心进行复学评估，评估通过方可申请复学；
3. 因传染疾病申请休学的学生，应提供辖区结核病防治所或专科医院开具的复学证明，经学校附属医院或医务室评估通过后方可申请复学；
4. 退伍学生申请复学，应提供退伍证明。
（二）学院审核
学院在审核学生复学申请时，应认真审核学生复学证明材料，不能简单签署同意或按规定办理，应在意见栏写清楚学生真实现状、与家长沟通的情况，并给出是否同意复学的明确意见。
（三）学校审核
学生工作部和教务部对学生复学申请进行审批，并将审批结果反馈至该生辅导员和相关职能部门。学工部跟进学生复学后的管理工作，教务部在学信网及教务系统进行标注，并指导学生完成后续课程。
新生保留入学资格和恢复入学资格手续根据不同申请原因，参照休学、保留学籍和复学手续办理。
四、学籍注销
学籍注销包含退学、自动退学、死亡、开除学籍等类型。
（一）退学
1. 退学由学生本人申请，申请流程与证明材料要求与休学一致。
2. 学院审核环节，不能简单签署同意或按规定办理，应写清楚学生真实现状、与学生及家长沟通的情况以及退学理由是否属实，并给出是否同意退学的明确意见。
3. 学校审核同意后，由教务部出具《退学证明书》并反馈至辅导员，辅导员应及时告知学生审核结果，通知学生应于 1 周内办完相关手续离校，档案由学校退回其家庭所在地，户口按照国家相关规定迁回原户籍地或者家庭户籍所在地。
（二）自动退学
学生符合《广东药科大学全日制本科生学籍管理规定》第四十六条规定，达到退学条件，经劝说无效不肯主动办理退学手续的，学院可申请给予学生自动退学处理。
1. 学生所在学院应如实记录学生未注册、休学到期不按要求复学、旷课等事实，保留所有相关证明材料和沟通记录，行成文字性佐证材料。
2. 告知学生将要做出自动退学处理决定的事实、理由和依据，并告知学生享有陈述和申辩的权利，听取学生的陈述和申辩。
3. 学院召开党政联席会议，对自动退学的材料进行审议，做出自动退学的处理决定并形成书面材料，经学生工作部和教务部审核、发展规划部合法性审查后，提交校长办公会审议。
4. 校长办公会审议通过后，学校发文做出自动退学处理决定，学院应及时告知学生处理结果，通知学生应于 1 周内办完相关手续离校。
（三）死亡
学生因病或其他特殊原因死亡，辅导员应及时登陆信息门户网上办事大厅办理学生学籍注销手续，证明材料为死亡证明书复印件。学院及学校审核完成后，教务部在学信网注销学籍。辅导员协助家长办理相关手续。
（四）开除学籍
学校做出对学生开除学籍的处分决定，教务部在学信网注销学籍。辅导员应及时告知学生处分结果，通知学生1周内办理相关离校手续，无须另外办理学籍异动手续。
五、其他要求
（一）上述学籍异动手续， 可线上办理的有：保留入学资格、恢复入学资格、休学、保留学籍、复学、退学、注销学籍。特殊情况可线下办理。
（二）各学院应落实好学籍异动管理工作，及时通知并指导学生办理手续，跟进、追踪学籍异动流程直至全部审核环节结束，确保学生的实际在校情况与教务系统和学工系统中的在校情况一致。
（三）上述未提及的学籍异动类型，如留级、延长学习年限等，按照《广东药科大学全日制本科生学籍管理规定》（广药大〔2022〕74号文）执行。
（四）所有学籍异动审批流程及附件材料纸质版，学院应及时存入学生学籍表，学生毕业后交由学校档案室永久存档，不得遗失。
教务部 学生工作部
2025年5月26日
